Jak przygotować firmę do outsourcingu sekretariatu?

Krok 1: Spisz zadania, które zabierają czas

Przez kilka dni warto notować czynności administracyjne: telefony, korespondencję, umawianie spotkań, dokumenty, przypomnienia, wiadomości do klientów, kontakt z księgowością. Taka lista szybko pokazuje, które zadania są powtarzalne i możliwe do przekazania.

Krok 2: Oddziel decyzje od czynności technicznych

Nie wszystko powinno być delegowane w tym samym zakresie. Czym innym jest przygotowanie zestawienia dokumentów, a czym innym decyzja, jak odpowiedzieć na pismo. Dobry outsourcing sekretariatu zakłada, że wykonawca obsługuje proces, ale decyzje biznesowe lub merytoryczne zostają po stronie klienta.

Krok 3: Ustal osoby kontaktowe

W firmie powinno być wiadomo, kto odpowiada za przekazywanie zadań, kto zatwierdza wyjątki i kto odbiera raporty. Zbyt wiele osób wydających polecenia może prowadzić do chaosu. Najlepiej ustalić główny kanał komunikacji i jedną osobę odpowiedzialną po stronie klienta.

Krok 4: Przygotuj minimalne procedury

Procedura nie musi być długa. Dla każdego procesu wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań: co trzeba zrobić, kiedy, na podstawie jakich danych, komu przekazać wynik i kiedy eskalować problem. Z czasem procedury można dopracować.

Krok 5: Nadaj dostępy rozsądnie

Dostępy powinny być ograniczone do tego, co jest niezbędne. Jeżeli sekretariat ma obsługiwać kalendarz, nie musi mieć dostępu do wszystkich plików firmy. Jeżeli ma rejestrować dokumenty, potrzebuje miejsca do zapisu rejestru i jasnej instrukcji kategoryzacji.

Krok 6: Ustal raportowanie

Klient powinien wiedzieć, co zostało wykonane, co jest w toku i co wymaga jego decyzji. Raportowanie może być tygodniowe, dzienne albo bieżące, zależnie od rodzaju spraw. Najważniejsze, aby format był prosty i konsekwentny.

Krok 7: Zacznij od pilotażu

Najbezpieczniej zacząć od jednego lub dwóch procesów. Po kilku tygodniach można ocenić komunikację, jakość, czas reakcji i zakres odpowiedzialności. Dopiero potem warto rozszerzać współpracę.